Waar zit het echt?
Ik praat niet alleen met het projectteam of het management. Juist de mensen die straks anders moeten gaan werken wil ik spreken. Daar hoor je vaak iets anders dan in een overleg.
Een nieuw systeem. Een andere manier van werken. Een nieuwe organisatie. De aanleiding verschilt, maar uiteindelijk komt het steeds op hetzelfde neer: mensen moeten iets anders gaan doen.
Daar begint mijn werk. Ik zoek uit wat er echt speelt, maak weerstand bespreekbaar en breng een grote verandering terug naar stappen die mensen kunnen overzien en uitvoeren.
Neem contact opMensen zeggen dat ze geen tijd hebben. Dat het systeem niet werkt. Dat ze het al eens eerder hebben geprobeerd. Of dat niemand precies weet wat er nu eigenlijk van hem of haar wordt verwacht.
Daar kun je met nog een planning of communicatieplan overheen stappen. Ik doe dat liever niet. Ik wil weten wat erachter zit.
Pas als duidelijk is wat mensen tegenhoudt, kun je bepalen wat er nodig is om verder te komen.
Ik praat niet alleen met het projectteam of het management. Juist de mensen die straks anders moeten gaan werken wil ik spreken. Daar hoor je vaak iets anders dan in een overleg.
Als iemand zegt dat iets niet gaat werken, wil ik weten waarom. Wat ging er eerder mis? Wat had anders gemoeten? En wat hebben we nu nodig om de volgende stap wel te zetten?
Een pilot. Eén team. Een routekaart. Een werkproces dat we samen uittekenen. Zo wordt zichtbaar wat werkt, waar het schuurt en wat nog aangepast moet worden.
Niet iedereen hoeft overal over mee te beslissen. Wel wil ik dat duidelijk is wat er gebeurt, waarom, wat iemand zelf kan beïnvloeden en wat er van hem of haar wordt verwacht.
Soms is vooral stevige implementatie nodig. Soms zit de uitdaging bij de mensen die anders moeten gaan werken. In de meeste opdrachten kom ik beide tegen.
Binnen het programma Open op Orde begeleidde ik de ingebruikname van een nieuw systeem.
Tijdens het traject veranderde de opdracht en stapte ik met implementatiecollega's in bij een onderdeel dat op korte termijn ondersteuning nodig had.
We begeleidden gebruikers intensief, losten praktische problemen op en werkten tegelijk aan zelfstandigheid. In de laatste fase droegen we kennis over en richtten we hulplijnen in waarmee de organisatie zelf verder kon.
“Samen ervoor gaan ook als het anders loopt dan gepland.”
Bij de Rechtspraak werkte ik aan Digitale Toegang binnen belastingzaken.
Er was weerstand. Die hebben we niet weggepoetst.
We begonnen met een pilot, zodat mensen zelf konden ervaren wat werkte en wat nog aangepast moest worden. Daarna volgden vier landelijke uitrollen. Het project werd genomineerd voor Beste ICT Overheidsproject 2023.
“Wat een power heb jij, je vindt iets en je gaat ervoor.”
Bij SodM was het besluit over een nieuwe organisatiestructuur genomen. Daarna moest de organisatie er nog naartoe.
Ik zette samen met de organisatie het implementatieproces op en maakte met concrete stappen en routekaarten zichtbaar wat wanneer moest gebeuren. Tegelijk werkte ik met directie, managers en medewerkers aan wat de nieuwe structuur voor hun dagelijkse werk betekende.
“Je bent een grote steun geweest bij de implementatie van de nieuwe organisatie.”
SBB had 25 projecten met ieder een eigen manier van implementeren.
In plaats van voor ieder project opnieuw de implementatie te organiseren, ontwikkelden we samen met de projectleiders één manier van werken.
Zij pasten die direct toe op hun eigen projecten en verbeterden de aanpak terwijl we ermee werkten. Zo ontstond ook de kennis om toekomstige implementaties zelfstandig op te pakken.
“Jouw kijk op verantwoordelijkheid zal mij bijblijven.”
Ik faciliteer regelmatig groepen die samen ergens uit moeten komen.
Soms gebruik ik daarvoor LEGO® Serious Play®. Soms een heel andere werkvorm. Ik kijk naar de groep en naar wat er op dat moment nodig is.
Een werkvorm kan helpen om het gesprek weg te halen bij standpunten. Je zet letterlijk iets op tafel waar je samen naar kunt kijken. Dat helpt als er verschillende ideeën of belangen zijn en een gewoon overleg niet verder komt.
Ik werk inmiddels ruim twintig jaar aan veranderingen die uiteindelijk in het dagelijks werk terecht moeten komen.
Eerst ging het bijvoorbeeld over digitalisering. Daarna over nieuwe systemen en nieuwe manieren van samenwerken. Nu gaat het steeds vaker over AI. De techniek verandert. Mijn rol eigenlijk niet.
Ik hoef niet de expert van het systeem te zijn. Daar zijn andere mensen veel beter in. Ik wil weten wat dat systeem betekent voor degene die er morgen mee moet werken.
Ik werk graag in organisaties waar het ergens over gaat en met opdrachtgevers met wie ik open kan samenwerken. Geen spelletjes achter de schermen. Als iets niet werkt, wil ik het kunnen zeggen. En andersom ook.
De afgelopen jaren werkte ik onder andere voor Defensie, de Rechtspraak, SodM, VNG Realisatie en SBB.
Heb je een verandering die op papier al behoorlijk ver is, maar in de praktijk nog niet goed landt?
Mail me. Dan plannen we een kennismaking en hoor ik graag wat er speelt.
yvonne@flowdriven.nl